KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

 İZMİR TEKNOLOJİ GELİŞTİRME BÖLGESİ ANONİM ŞİRKETİ

“TEKNOPARK İZMİR”

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI, SAKLANMASI, AKTARILMASI VE İMHA

POLİTİKASI

GİRİŞ

07.04.2016 tarihli Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı, verileri toplayan ve işleyen veri sorumlularının yükümlülükleri ve bağlı oldukları usul ve esasları düzenler. “İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması, Saklanması, Aktarılması ve İmha Politikası” Kanun’un ve uygulama yönetmeliklerinin, Kişisel Verileri Koruma Kurumu kararlarının uygulanması ve kamu ve Şirket çalışanlarının görev ve sorumluluklarının açıklanması amacı ile oluşturulmuştur.

1.    AMAÇ ve KAPSAM

Politika; Şirket, yöneticiler, çalışanlar ve Şirket ile ilişki kuran tüm kişiler bakımından uygulanmak üzere düzenlenmiştir.

Bu Politika, Şirket ile ilişki kuran tüm gerçek kişilerin mahremiyet ve özel yaşamın dokunulmazlığı haklarının ve Kanun ile koruma altına alınan kişisel verilerin korunması haklarının sağlanmasına hizmet etmek amacı ile kural ve esasları belirler. Politikanın herhangi bir şekilde ihlali, kayıtlı Veri Sorumlusu olması nedeniyle Şirket’in Kanunu ihlal ettiği anlamına gelir; bu nedenle Politikanın çalışanlar tarafından ihlali bir disiplin ihlali olarak kabul edilecektir. 

2.    TANIMLAR

Bu Politika ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki tüm belgeler ve faaliyetler kapsamında;

a.    Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

b.    Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

c.     İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

d.    Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

e.    Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

f.     Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

g.    Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

h.    Politika: İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması, Saklanması, Aktarılması ve İmha Politikası’nı,

i.      Şirket: İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi Anonim Şirketi’ni,

j.     Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

k.     Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

3.    GENEL İLKELER

Kişisel veriler sadece Kanun ile öngörülen usul ve ilkelere uygun olarak işleme tabi tutulacaktır. Kişisel verilerin işlenmesinde temel ilkeler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma; doğru ve gerektiğinde güncel olma; belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmedir.

4.    KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI ve İŞLENMESİ

Şirket, istihdam ettiği personelleri ile iş ilişkisi kurulması, personellerin işyeri özlük ve sağlık dosyalarının hazırlanması, iş sözleşmelerinin ifası, işyeri ve müşteri güvenliğinin temini, Şirketin ticari ilişki içerisine gireceği veya ticari ilişki içerisinde bulunduğu firmalarla alım, satım, satış hizmet alım ve benzeri sözleşmelerin akdedilmesi, kira sözleşmeleri akdetmesi, akademik proje faaliyetlerini gerçekleştirmesi, teknoloji ve girişimcilik projelerini yürütmesi, sözleşmelerin ifası, bu kapsamda hukuki, mali ve ticari yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ticari risk analizleri yapılması, satın alma operasyonlarının ve ayrıca hukuki ve idari operasyonların yürütülmesi ve başta 4691 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ve uygulama yönetmelikleri, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6102 Türk Ticaret Kanunu, Vergi Mevzuatı olmak üzere Şirketin tabi olduğu yasal mevzuat hükümlerinde öngörülen kanuni yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amaçları için aşağıda yer verilen kişisel verileri toplamaktadır.

Yukarıda belirtilen amaçlar dâhilinde, Şirketimizce personellerimize ait 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili yasal mevzuat hükümleri kapsamında işyeri özlük dosyasında bulunması zorunlu her türlü özel ve genel nitelikli veri, dijital ve fiziksel olarak toplanmakta ve işlenmektedir.

Şirketin ticari ilişki veya kira ilişkisi içerisine gireceği veya ticari ilişki veya kira ilişkisi içerisinde olduğu gerçek kişiler veya firmalar ile akdettiği veya akdedeceği sözleşmeler kapsamında, ilgili sözleşmelerin ifası amacıyla gerçek kişilerin, muhatap gerçek kişi tacirlerin veya tüzel kişi tacir temsilcilerinin kimlik ve iletişim bilgileri ile ödeme ve faturalama araçlarına ilişkin verileri toplanmakta ve işlenmektedir.

Şirketin yürüttüğü tüm akademik, teknolojik program ve projelerin gerçekleştirilmesi amacıyla katılımcı girişimci küçük, orta ve büyük ölçekli firmaların ve yatırımcıların temsilcilerinin kimlik ve iletişim verileri işlenmektedir.

Şirketin faaliyetleri doğrultusunda mal alımı ve mal teslimi yapabilmek amacı ile Şirketin iş ilişkisi içerisinde bulunduğu tüzel kişilerin çalışanlarının kimlik ve iletişim bilgileri, işbu kişilerin Şirkete ziyareti sırasında Şirket güvenliği ve iş takibinin yapılabilmesi amacı ile toplanmakta ve işlenmektedir.

Şirketimizin güvenliği, 7/24 kamera sistemi ile sağlanmaktadır. 

Şirketimizin işyeri sağlığı ve güvenliğinin korunması amacı ile sağlık verileri işlenmektedir. Başta Covid-19 virüsünün etkilerinin azaltılabilmesi amacı ile şirket çalışanlarının, girişimcilerin, ziyaretçilerin HES kodları bölgemizin bulunduğu alanın İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü kampüsü olması nedeni ile toplanmaktadır ancak kaydedilmektedir. Şirketimizin İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü kampüsünde yer alması nedeni ile Teknopark çalışanlarının ve girişimcilerin HES kodları, TC Kimlik Numaraları ve kimlik verileri İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü ile paylaşılmaktadır. Paylaşımın hemen ardından imha edilmektedir.

Kişisel veri içeren fiziksel ve dijital dosyalardan 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Türk Ticaret Kanunu, 4691 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ve uygulama yönetmelikleri ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen kanuni saklama süresi sona erenler ile işbu Politikada belirtilen saklama süresi sona erenler işbu politikamızda belirtilen usulde imha edilmekte ve ilgili departmanlara bu yönde talimat verilmektedir.

5.    KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE AÇIK RIZA 

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza yazılı ya da kanıtlanabilir halde olmalı ve ilgili kişinin toplama, kullanma, aktarma ve imha konularında bilgilendirilmesinden sonra alınmalıdır. Şirket, Kanunun 5. maddesi uyarınca aşağıdaki hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri işleyebilecektir:  

a.    Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b.    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

c.     Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

d.    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e.    İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

f.     Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

g.    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. 

6.    VERİ SORUMLUSUNUN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Kanunun 10. ve 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak Şirket veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;

a.    Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

b.    Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

c.     İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

d.    Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

Veri sorumlusu olarak Şirket;

a.   Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

b.   Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

c.   Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.

Şirketimiz, Kanunda ve yukarıda ayrıca belirtildiği üzere tüm yükümlülüklerini yerine getirmektedir.

7.    KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kanunun 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahibi, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

a.    Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b.    Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c.     Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d.    Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e.    Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

f.     Özel nitelikli bir kişisel veri mevcut ise kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g.    Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

h.    İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i.      Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

8.    KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel veriler yukarıda yer alan 5. maddede belirtilen hallerden birisinin varlığı halinde, ilgili kişinin rızası olmaksızın aktarılabilecektir.

Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bunula birlikte, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılması yukarıdaki 5. maddede belirtilen hallerden birinin varlığı ve

a.    Yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması,

b.    Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurumun izninin bulunması,

Yurtdışına aktarım; Yeterli korumanın bulunduğu ülkeler Kurumca belirlenerek ilan edilir. Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurumun izniyle yurt dışına aktarılabilir. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.

9.    KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINDA ALINAN TEDBİRLER

Kişisel veriler, Şirket bünyesindeki mevcut ve güvenli fiziki veya elektronik ortamlarda saklanacaktır. Sadece Şirket tarafından bu amaçla yetkilendirilecek veri işleyicilerinin verilere erişimine izin verilecektir.

Bu kapsamda;

a.    Şirket Bilişim Departmanı sistem, virüs koruma ve güvenlik duvarı yazılımlarının kişisel verilerin korunması bakımından güncel ve kesintisiz biçimde çalışır olmasını sağlayacaktır. Bununla birlikte, Bilişim Departmanı verilere yetkisiz kişilerin erişimini engellemek amacıyla kişisel veri içeren dosyalara ilişkin kullanıcı ve erişim kısıtlaması sağlamaktadır.

b.    Şirket fiziksel dosyaları ise sadece ilgili departman çalışanlarının ve Şirket yetkililerinin ulaşabileceği kilitli dolaplarda saklanmaktadır, kamera sistemi ile izlenmektedir. 

c.     Şirket çalışanları Kanun hakkında kendilerine verilen eğitimler ve Şirket idaresince verilen talimatlara uygun olarak kullanım amacı ve süresi sona eren kişisel verinin silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden birini kullanarak imhasını sağlayacaklardır.

10.KİŞİSEL VERİNİN İMHASINA DAİR İLKELER

a.    Kişisel verilerin imhasında her türlü imha usulü uygulanabilir; her türlü dijital formdaki verilerin imhası sürecinde dosyaların kalıcı olarak silinmesinin yanı sıra dijital ortamdaki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemi kullanılabilir. Fiziksel dosyaların ise öncelikli olarak yakılması suretiyle imhası tercih edilmektedir.

b.    Kişisel veri işlenmesi için gerekli nedeni sona ermesi ve saklama için rıza yok ise imha edilmelidir ya da anonim hale getirilmelidir.

c.     Önceden verilmiş açık rızanın varlığına rağmen, ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veri imha edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir.

d.    İmha işlemi verinin erişilemez ve geri döndürülemez hale getirilmesi şeklinde olmalıdır.

e.    Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.

f.     Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.

g.    İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kuruma bildirir. Kurum, gerekmesi hâlinde ihlal durumunu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.

11.İMHA SÜRELERİ

Kişisel veriler, ilgili mevzuat ve işbu Politikada belirtilen esaslar kapsamında, aşağıdaki tabloda belirtilen süreler boyunca saklanacak, süre sonunda ise anonim hale getirilecek veya imha edilecektir: